JAKARTA, AmanMakmur —Sekretariat Jenderal (Setjen) DPD RI mengadakan entry meeting pengawasan kearsipan internal tahun 2023 dan pemberian penghargaan kearsipan. Hal ini merupakan awal dari pengawasan dan evaluasi pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Setjen DPD RI sesuai amanat Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) No 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan Pasal 14.
“Pengelolaan arsip yang baik akan mendukung pelayanan arsip sebagai informasi dan bukti akuntabilitas yang digunakan sebagai bahan penunjang kegiatan Anggota DPD RI, administrasi perkantoran, maupun untuk pelayanan informasi kepada masyarakat/publik,” ucap Deputi Bidang Administrasi Setjen DPD RI Lalu Niqman Zahir di Gedung DPD RI, Jakarta, Senin (12/6/2023).
Menurutnya tujuan dari pengawasan kearsipan internal ini untuk memastikan Setjen DPD RI telah melaksanakan pengelolaan arsip dengan baik. Selain itu pelaksanaan pengawasan kearsipan internal ini merupakan suatu upaya pembinaan penyelenggaraan kearsipan.
Pada tahun 2022, pengawasan kearsipan internal telah dilaksanakan pada sebelas biro/pusat/inspektorat dan tujuh kantor DPD RI di ibukota Provinsi Sumatera Selatan, Lampung, Banten, DKI Jakarta, Jawa Barat, Jawa Tengah, dan DIY.
“Ada dua aspek yang dinilai yaitu aspek Pengelolaan Arsip Dinamis (PAD) dan aspek Sumber Daya Manusia Kearsipan (SDMK), dengan hasil Biro Organisasi, Keanggotaan, dan Kepegawaian memperoleh hasil 91,78 dengan kategori AA (Sangat Memuaskan), sementara itu unit kerja lainnya bervariasi dengan kategori A, BB, dan B,” kata Lalu.
Lalu menambahkan, hasil pengawasan kearsipan DPD RI tahun 2022 juga telah memperoleh nilai 80,08 dengan kategori A (memuaskan). Nilai tersebut merupakan nilai rata-rata yang diperoleh unit pengolah biro/pusat/inspektorat di lingkungan Setjen DPD RI dan nilai eksternal dari ANRI.
“Dengan hasil tersebut, perlu dilakukan pengawasan kearsipan internal secara terus menerus sehingga diperoleh nilai hasil pengawasan kearsipan dengan kategori sangat memuaskan,” tuturnya.
Sementara itu, Kepala Biro Sistem Informasi dan Dokumentasi Setjen DPD RI Nana Sutisna mengatakan, catatan rekomendasi pengawasan kearsipan eksternal tidak lepas dari peran penyelenggaraan kearsipan. Salah satunya pada unit pengolah biro/pusat/inspektorat dan unit kearsipan tingkat II pada kantor DPD RI di ibukota provinsi khususnya dalam hal ketersediaan dan ketertiban pelaksanaan pemberkasan arsip.
“Sebagai langkah pembinaan dan evaluasi, Setjen DPD RI rutin melaksanakan pengawasan kearsipan internal setiap tahunnya dan pada tahun ini untuk pertama kalinya diberikan penghargaan kepada objek pengawasan dengan hasil penilaian terbaik dari pengawasan kearsipan internal tahun 2022,” jelas Nana Sutisna.
(Rel/dpd)
